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Archiviazione sostitutiva

Conservazione sostitutiva.

La conservazione sostitutiva rappresenta un metodo di gestione documentale, alternativo per la conservazione dei documenti utilizzando registrazioni in accordo ai regolamenti definiti per legge.

Le norme
La normativa è stata semplificata con il  Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze inerente alle “Modalità d’assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.

Il D.P.C.M. del 13/1/2004, contenente le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici, regola gli aspetti tecnici ed organizzativi di chi usufruisce ed opera con i documenti informatici e la firma digitale.

Questo decreto era richiesto per archiviare digitalmente i documenti tradizionali su carta, dalla Legge 489/94 e per quanto riguardava i documenti informatici dal DPR 445/2000.

Il testo semplifica l’attività di chi deve operare, focalizzando l’attenzione sia sulle definizioni, sia su elementi chiave quali la marcatura temporale, la firma digitale e la non modificabilità del documento.

La nostra proposta di document e workflow management

La parte primaria del servizio riguarda le operazioni previste per produrre gli archivi sostitutivi.

A tale scopo proponiamo:

  • di acquisire i documenti dopo l’archiviazione direttamente in formato pdf.
  • di generare in automatico gli indici passati dalla funzione di archiviazione. Tali indici saranno utilizzati per la ricerca dei documenti pdf.
  • di generare in automatico le firme dei documenti pdf.

Il programma crea subito dopo un file di controllo composto dall’insieme delle impronte (stringhe alfanumeriche calcolate sulla base del documento da marcare temporalmente) dei documenti originali firmati digitalmente, dei dati necessari per identificare logicamente e fisicamente i documenti (indici di ricerca).
L’apposizione di un riferimento temporale su questo file, che di seguito è firmato dal responsabile dell’archiviazione, è l’operazione richiesta per bloccare ad una data certa il contenuto dei documenti conservati, creando così il file di chiusura.

Oltre all’impronta del documento in oggetto, la marca temporale contiene la firma digitale di un’autorità esterna (la Certification Authority che fornisce il servizio), con cui si attesta l’esistenza dello specifico documento alla tale data e ora; essa è ottenuta tramite una procedura, con l’uso delle marche temporali e delle firme digitali.
Si producono i documenti pdf firmati, un file contenente le impronte degli stessi e gli indici di ricerca dei documenti. Questo file è firmato e marcato temporalmente.
Il servizio di marcatura temporale di un documento informatico, consiste nella generazione, da parte di una terza parte, di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore) cui è associata l’informazione relativa ad una data e ad un’ora certa.

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