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Protocollo

ProtocolloWeb è la nostra proposta di protocollo informatico che non si limitata alla mera attività di certificazione della corrispondenza in entrata ed in uscita, ma lo interpreta come chiave per il miglioramento complessivo dei procedimenti amministrativi e si integra con la suite di workflow PraticheWeb.

Il protocollo "classico", (sistema di registrazione della corrispondenza) è visto, in stretta connessione con i sistemi d’attuazione dei procedimenti e dei flussi documentali (workflow), di gestione documentale ed archiviazione, di posta elettronica, con tutte le soluzioni tese al superamento del tradizionale scambio d’informazioni su carta.

La procedura di gestione protocollo è il centro di raccolta e smistamento di tutti i documenti gestiti da un'organizzazione, nel senso che tutti i documenti in ingresso ed in uscita, correlati ad una qualunque delle altre applicazioni sono protocollati e successivamente inviati o smistati agli utenti interessati.

I vari moduli funzionali del protocollo sono stati sviluppati in modo da offrire prestazioni e funzionalità operative idonee alle attività automatizzate, il tutto in ambiente web.

FUNZIONI APPLICATIVE

ProtocolloWeb è realizzato con un’architettura software web, in totale rispondenza alle norme per l'interoperabilità dei protocolli, con firma digitale.

Una caratteristica della applicazione Protocollo è l'aderenza allo standard per il protocollo informatico.

Tra le funzionalità salienti di ProtocolloWeb ritroviamo l'integrazione con il sistema documentale Image-2 e con la firma digitale.

ProtocolloWeb è una soluzione tecnologicamente innovativa, disegnata per l’utente, con particolare attenzione alla sicurezza, affidabilità e modularità.

NORME SULLA PRIVACY

Il nostro sistema di protocollo è rispondente rispetto alle normative sulla privacy e sull'amministratore di sistema (AdS). Permette la registrazione dei log-in, log-out e funzioni operative su files di log.

FIRMA DIGITALE

Con la firma digitale si elabora un meccanismo tecnologico per lo scambio di una chiave segreta sopra un canale pubblico, offrendo le più assolute garanzie di sicurezza.

Il nostro sistema di protocollo utilizza la firma digitale per la sottoscrizione di documenti elettronici aventi valore giuridico, come previsto dalla vigente legislazione.

NUMERAZIONE di PROTOCOLLO

E' automatica, rigorosamente progressiva, univoca ed assegnata dal sistema. Il sistema gestisce automaticamente, un progressivo che si azzera alla fine dell’anno.

Prevede un controllo d'accesso a diversi livelli gerarchici stabiliti in fase iniziale, con le abilitazioni d’ogni utente in termini di:

  • accesso alle procedure applicative
  • operazioni permesse per ogni procedura
  • accesso al singolo documento o alla classe.

Gestisce gli utenti in gruppi con il relativo profilo cui, in fase di login, associa l’UserId, il tutto ovviamente crittografato.

A scelta l’UserId è prelevabile direttamente dal sistema operativo, con i diritti in esso stabilito. In tale modo è possibile operare acquisendo i diritti all’atto dell’attivazione del login sul sistema operativo.

INGRESSO

L'unità operativa preposta smista tutta la posta cartacea acquisita da scanner direttamente ai servizi o agli utenti, evidenziandone le assegnazioni, il tutto senza movimento di carta.

L'Ufficio Protocollo comincia con l'indicizzazione e protocollazione d’ogni documento, su cui vi stampiglia o applica un'etichetta di bar code con il numero di protocollo automaticamente assegnato e stampato.

Segue la fase d'acquisizione ed archiviazione del documento, fatta tramite scanner o file che può essere attivata dopo aver indicizzato un protocollo.

La funzione consente di registrare l’assegnatario o gli assegnatari, di un documento.

USCITA

Ogni utente produce il documento testuale (Word, Open Office…). Il documento è trasformato in file pdf (eventualmente firmato digitalmente e archiviato automaticamente.

I documenti così prodotti possono essere acquisiti in automatico eliminando il passaggio allo scanner, laddove si utilizzi la firma elettronica. In caso contrario è in ogni modo sempre possibile operare tramite acquisizione da scanner, dopo che il sistema gli avrà apposto un bar code con l'identificativo di protocollo.

RICERCA

Le ricerche possono essere effettuate con una qualsiasi tipologia di selezione (query), rispetto ai dati inseriti.

E’ possibile effettuare delle ricerche per parti di parole (browsing) contenute nei vari campi, oggetto, ente…

La ricerca è a tutti i livelli di tipo full text e si basa sulle funzionalità full text del data base utilizzato.

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