IMAGE-2
La
nostra proposta di Protocollo@ non si limitata alla mera attività di
certificazione della corrispondenza in entrata ed in uscita,
ma lo interpreta come chiave per il miglioramento
complessivo dei procedimenti amministrativi.
Il
protocollo "classico", (sistema di registrazione della corrispondenza) è visto, in stretta connessione con i
sistemi
d’attuazione dei procedimenti e dei flussi documentali (workflow),
di gestione documentale ed archiviazione, di posta elettronica,
con tutte le soluzioni tese al superamento del
tradizionale scambio d’informazioni su carta.
La procedura di gestione protocollo è il centro di raccolta e
smistamento di tutti i documenti gestiti da un'organizzazione, nel
senso che tutti i documenti in ingresso ed in uscita, correlati ad una qualunque
delle altre applicazioni sono protocollati e
successivamente inviati o smistati agli utenti interessati.
I
vari moduli funzionali del Protocollo@ sono stati sviluppati
in modo da offrire prestazioni e funzionalità operative idonee
alle attività
automatizzate, il tutto in ambiente web.
IMAGE-2 FUNZIONI
APPLICATIVE
Il protocollo di Image-2
è realizzato con un’architettura software client-server
multi-tiers e web integrata in ambiente internet,
in totale rispondenza alle norme per
l'interoperabilità dei protocolli, con firma digitale.
Una caratteristica della
applicazione Protocollo è l'aderenza allo standard definito dal
Cnipa
per il protocollo informatico.
Tra le funzionalità salienti della procedura
ritroviamo l'integrazione
con il sistema documentale Image-2 e quindi anche la firma digitale.
Non quindi un semplice prodotto applicativo, ma una
soluzione tecnologicamente innovativa, disegnata per l’utente, con
particolare
attenzione alla
sicurezza, affidabilità e modularità.
IMAGE-2 PECULIARITA'
ORGANIZZATIVE
Le attività di gestione del protocollo, possono essere classificate in
due tipologie.
Strutturate e pianificabili,
come l’acquisizione e l’indicizzazione dei protocolli, la cui produttività è
strettamente legata ad una
loro opportuna
pianificazione che idealmente dovrebbe prevedere delle attività continue e
dedicate.
Destrutturate e non pianificabili,
come la posta elettronica e la ricerca, che invece devono poter essere attivate
secondo
necessità ed in
parallelo, supportando l’utente proprio nello svolgimento delle altre attività.
PROTOCOLLO
NUMERAZIONE
Numerazione.
E'
automatica, rigorosamente progressiva, univoca ed assegnata dal sistema. Il
sistema gestisce
automaticamente, un
progressivo che si azzera alla fine dell’anno.
Controllo Accesso.
Prevede un controllo accesso a diversi livelli gerarchici stabiliti in fase
iniziale, con le abilitazioni d’ogni
utente in termini di:
accesso alle procedure applicative
operazioni
permesse per ogni procedura
accesso al
singolo documento o alla classe.
Gestisce
gli utenti in gruppi con il relativo profilo cui, in fase di login, associa
l’UserId, il tutto ovviamente crittografato.
A sceltal’UserId è
prelevabile direttamente dal sistema operativo, con i diritti in esso stabilito. In tale modo è possibile
operare
acquisendo i diritti all’atto dell’attivazione del login sul sistema operativo.
INGRESSO
L'unità operativa
preposta smista tutta la posta cartacea acquisita da scanner direttamente ai
servizi o agli utenti,
evidenziandone le
assegnazioni, il tutto senza movimento di carta.
L'Ufficio Protocollo comincia con l'indicizzazione
e protocollazione d’ogni documento, su cui vi stampiglia o applica
un'etichetta di bar code con il numero di
protocollo automaticamente assegnato.
Segue
la fase
d'acquisizione ed archiviazione del documento, fatta tramite scanner o file che
può essere attivata dopo
aver
indicizzato
un protocollo.
La funzione consente di registrare
l’assegnatario o gli assegnatari, di un documento.
