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DELIBERE
è un sistema specializzato di gestione
integrata degli atti e determine di un ente pubblico.
Tutti i processi deliberativi o deliberazioni sono caratterizzati dal
fatto che:
sono sottoposti all’esame di un apposito consesso deliberante,
che si raduna secondo un calendario di riunioni
prestabilito.
prima e dopo la riunione deliberante prevedono un’istruttoria o Iter,
più o meno complesso ma tale comunque da
coinvolgere un certo
numero d’uffici aziendali, chiamati ad operare sui dati di propria competenza e
nel rispetto della
sequenza prevista
dall’iter.
Il sistema prevede inoltre la gestione di tutti gli altri atti quali le determinazioni
dirigenziali.
Anche l'applicazione Delibere, integrata con il sistema documentale
Image-2 prevede la gestione della firma
digitale.
ATTI
GESTITI
Tutte le
deliberazioni sono gestite e catalogate come proposte, aventi numerazione
propria, fino al momento della
registrazione
degli esiti della riunione deliberativa. In questo momento le deliberazioni
approvate acquisiscono veste
di vere e proprie
delibere, con una numerazione propria d’ogni tipologia, mentre quelle respinte
sono mantenute come
proposte su
archivi fuori linea, lasciando che la struttura responsabile decida se e quando
cancellarle.
Sono
gestiti i seguenti atti:
Delibere e Decisioni.
Provvedimenti, Comunicazioni
Disposizioni
Mozioni
Interpellanze
Interrogazioni.
PROPOSTE
Una proposta può essere inserita nel sistema
documentale, solo da utenti abilitati ed alcune tipologie di proposte,
possono anche prevedere più di un proponente e più
di un ente assegnatario.
L’inserimento
delle proposte permette di acquisirne direttamente il documento in formato elettronico, che così è trasferito
in aree protette in modo da garantire la massima sicurezza durante tutto l’iter, unitamente a tutti gli eventuali suoi
allegati,
siano essi cartacei, e quindi da scansionare, oppure prodotti anch’essi in formato elettronico.
ODG
Riporta tutte le
proposte da deliberare che hanno soddisfatto le verifiche
richieste, è in genere redatto subito prima della
riunione, inserendovi
tutte le proposte pronte per essere deliberate.
Subito dopo si chiude la riunione,
registrandone assenti e presenti, poi si inseriscono eventuali
“fuori sacco” saltando tutto
l’iter precedente, quindi si
registrano gli esiti delle proposte appena discusse, numerandole
per tipologia come deliberazioni
approvate ed infine si redige il
Verbale di Seduta, contenente gli esiti d’ogni deliberazione
opportunamente numerata.
ITER
L’istruttoria delle deliberazioni
approvate dipende dalla tipologia delle stesse e spesso anche dal loro
specifico contenuto.
In dettaglio:
la proposta,
spesso approvata, previo specifiche correzioni od integrazioni, può essere eventualmente editata
in bella secondo gli
standard previsti.
gli estremi di pubblicazione e d’esecutività delle deliberazioni
sono gestiti automaticamente grazie a parametri
di configurazione specifici d’ogni tipologia di deliberazione
è prevista
la gestione della data d’invio, dopo l'ultimo giro di richiesta chiarimenti prima della registrazione
dell’eventuale esito.
E' possibile inoltre accedere ai documenti tramite un normale browser
internet.
