INDICI
La struttura è la stessa di Image-2, con cui sono definiti:

Nome Document Class.

Identificazione dei campi da usare come indici.

E' possibile operare sia selezionando i campi dal file di spool sia lavorando invece per righe di testo. Il programma è organizzato in modo tabellare tale da descrivere i campi ed i files da elaborare.

L'immagine da memorizzare (normalmente chiamata "sfondo") è digitalizzata. E' così creato il layout da utilizzare per la visualizzazione e la stampa. Successivamente, sullo sfondo si disegnano le aree di testo che conterranno i dati da memorizzare.

A questo punto lo sfondo è pronto per essere utilizzato.

Lavorando per righe di spool il sistema è già pronto per operare. I dati sono estratti da un file di spool, tramite applicazione Commit Spool e sono memorizzati in tanti files quanti sono realmente i documenti.

La definizione dello spool di stampa avviene con un modulo funzionale col quale sono descritte tutte le caratteristiche dello spool, necessarie per poter dopo, automatizzare sia il riconoscimento d’ogni documento, sia l’estrazione dei campi in esso contenuti.

TABULATI
Nel caso in cui si operi con tabulati si provvede a descrivere:

 Struttura del tabulato, vale a dire il numero di righe per pagina oppure l'indicatore d’inizio e fine documento, posizione e caratteristiche dei campi, etc.

 Struttura della fincatura se il tabulato è su prefincato, che può anche essere ripresa via scanner e memorizzata per poterla sovrapporre ai dati al momento della ricerca e presentazione.

SPOOL

Questa fase è preparatoria per l’acquisizione COLD, e proprio per questo è implementata con normali prodotti di mercato, grazie ai quali i files di stampa sono eventualmente convertiti in formato ASCII e trasferiti dal mainframe sul disco di COLD-image nell’attesa di essere indicizzati e archiviati.

L'utente è così libero di trasferire i files di stampa in "on line" (5250, 3270 ... etc) oppure in "batch" (nastro magnetico, file transfer), secondo le proprie esigenze.

REGISTRAZIONE

La registrazione si conclude con il commit definitivo del documento, in vari possibili formati:

formato FDF/PDF Acrobat

formato testo

formato immagine (Tiff G.4)

formato crittografato.

La fase di consultazione dei documenti potrà così  essere effettuata con un browser adeguato al tipo di formato utilizzato (ad esempio tramite Acrobat Reader per il formato PDF) sia in ambito locale sia tramite internet.