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GESTIONE DOCUMENTALE
 L’evoluzione dell'informatica è stata determinante per la realizzazione d’interventi atti ad incrementare la produttività del lavoro d'ufficio.

La tecnologia ha permesso di realizzare automazioni in grande scala con sistemi informativi  che hanno modificato radicalmente il lavoro proceduralizzato e le modalità di gestione di un’organizzazione.

 

I risultati associati all’utilizzo di queste tecnologie, in termini di produttività, sono:

  • miglioramento della base informativa aziendale

  • l'incremento dell'affidabilità e della tempestività delle operazioni

  • la riduzione dei costi delle transazioni.

Le tecnologie informatiche permettono di incrementare la produttività soprattutto nel lavoro non proceduralizzato.

 Con i sistemi di produttività personale è possibile ridurre i documenti cartacei prodotti all'interno di un’organizzazione, ma rimane non risolto il problema della gestione dei documenti che provengono dall’esterno.

In molte organizzazioni, alcune attività fondamentali per la realizzazione di un prodotto o di un servizio presuppongono la gestione di un volume consistente di documenti.

LA CARTA
 Gestire i documenti su carta, nel formato originale significa tenere conto:

  • dell'origine dei documenti che non è esclusivamente interna all’organizzazione (contratti, certificati, corrispondenza, etc.)

  • delle implicazioni amministrative e giuridiche che richiedono la conservazione dei documenti nel formato originale non modificabile

  • della frequenza di consultazione legata, in generale, ad operazioni e a transazioni fondamentali nel processo produttivo

  • delle esigenze di consultazione contemporanea da più uffici e persone

  • del flusso del documento all'interno di una organizzazione

  • del volume spesso notevole di documenti, con milioni di fogli da archiviare, consultare e gestire con criteri di selezione e d’accesso diversi

  • dello spazio occupato dall'archivio cartaceo e dei tempi necessari per l'archiviazione, la ricerca e la consultazione.

Gli strumenti tradizionali informatici sono insufficienti per incrementare sostanzialmente la produttività dell'intero processo produttivo della gestione dei documenti. Di conseguenza quest’area d’attività è stata coinvolta solo marginalmente dai processi d’informatizzazione.

SOLUZIONE

Con la gestione documentale è possibile affrontare alla radice l'insieme dei problemi legati all’utilizzo dei documenti nel loro formato originale.

L'incremento di produttività deriva quindi da:

  • l'incremento del numero d’operazioni effettuate per unità di tempo

  • la certezza dei tempi di esecuzione di un servizio

  • l'incremento dell’affidabilità e riservatezza delle operazioni

  • la diminuzione dello spazio richiesto per l'archiviazione e la gestione dei documenti

  • la sicurezza nella gestione delle informazioni e dei documenti

  • l'incremento della trasparenza delle operazioni.

Ciò si esprime, in un maggiore numero d’attività e d’opportunità, gestite a parità di personale ed in una riduzione dei costi dei processi produttivi.

Contando sulla nostra esperienza nel settore documentale abbiamo sviluppato, con il contributo di un numero sempre crescente di nostri clienti, diverse e significative realizzazioni. Il nostro impegno è di confermare quanto già sviluppato, con il conforto delle nostre nuove applicazioni di document processing, quale la recente piattaforma Image-2 anche in ambiente web (Indexer@).

PRODUTTIVITA'

Nella gestione dei documenti cartacei, i livelli di produttività sono rimasti molto bassi.

Incrementi sostanziali di produttività dell'intero processo produttivo, possono essere ottenuti con una gestione documentale caratterizzata da:

  • consultazione in linea ed in tempo reale di tutta la documentazione richiesta

  • consultazione simultanea da più posti di lavoro distribuiti in più punti dell'organizzazione

  • possibilità di spedire i documenti da un posto di lavoro ad un altro elettronicamente, seguendo percorsi proceduralizzati che implicano operazioni o decisioni nei diversi posti di lavoro

  • accesso e consultazione selettiva dei documenti, mediante modalità logiche di ricerca

  • memorizzazione ed archiviazione dei documenti nel loro formato originale, seguendo criteri di tipo logico

  • immissione automatica e veloce del documento nel formato immagine

  • certezza di disponibilità del documento richiesto in ogni momento e simultaneamente per tutte le persone autorizzate

  • sicurezza e riservatezza nella gestione dei documenti con diversi livelli d’accesso

  • accessibilità dal posto di lavoro al sistema informativo aziendale

  • disponibilità di funzioni d’elaborazione che permettono dallo stesso posto di lavoro di eseguire alcune delle principali attività (es. input dei dati, scrittura di documenti, ...)

  • riproducibilità conforme all’originale del documento e degli elaborati.

 

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