GESTIONE DOCUMENTALE
L’evoluzione
dell'informatica è stata determinante per la realizzazione d’interventi atti
ad incrementare la produttività del lavoro
d'ufficio.
La tecnologia ha permesso di realizzare automazioni in grande scala con
sistemi informativi centralizzati e distribuiti che hanno
modificato radicalmente il
lavoro proceduralizzato e le modalità di gestione di un’organizzazione.
I
risultati associati all’utilizzo di queste tecnologie, in termini di
produttività,
sono:
-
il miglioramento della base informativa aziendale
-
l'incremento dell'affidabilità e della tempestività delle operazioni
-
la riduzione dei costi delle transazioni.
Gli incrementi
maggiori di produttività sono
stati ottenuti nel lavoro
gestionale ed esecutivo.
Le
tecnologie informatiche ed in particolare l'informatica individuale permette di
incrementare la produttività soprattutto
per quanto riguarda il lavoro non proceduralizzato e progettuale.
Con
i sistemi d’automazione d’ufficio è possibile ridurre i
documenti
(la carta) prodotti all'interno di un’organizzazione, ma rimane non risolto il
problema della gestione dei documenti
che provengono dall’esterno.
In
molte organizzazioni, alcune attività fondamentali
per la realizzazione di un prodotto o di un servizio presuppongono la
gestione di un
volume assai consistente di documenti nel loro
formato
originale.
Nella gestione
dei documenti cartacei, i livelli di
produttività sono rimasti molto
bassi anche con l'utilizzazione di tecniche come quelle della microfilmatura.
Con la gestione documentale è invece possibile
affrontare alla radice l'insieme dei problemi
legati all’utilizzo
dei
documenti nel
loro formato originale.
LA CARTA
Gestire
i documenti (la carta)
nel formato originale significa tenere conto:
-
dell'origine dei documenti che non è esclusivamente interna all’organizzazione
(contratti, certificati, corrispondenza, etc.)
-
delle
implicazioni amministrative e giuridiche che
richiedono la conservazione dei documenti nel
formato originale non
modificabile
-
della frequenza di consultazione legata, in generale, ad operazioni e a transazioni
fondamentali nel processo produttivo
-
delle esigenze di consultazione contemporanea da più uffici e persone
-
del flusso del documento all'interno
di una organizzazione
-
del volume spesso
notevole di documenti, con milioni di fogli da
archiviare, consultare e gestire con criteri
di selezione e
d’accesso
diversi
-
dello spazio occupato dall'archivio cartaceo e dei tempi necessari per
l'archiviazione, la ricerca e la consultazione.
Gli strumenti
tradizionali informatici sono insufficienti
per incrementare sostanzialmente la
produttività dell'intero processo produttivo
della gestione dei documenti.
Di
conseguenza quest’area d’attività è stata coinvolta solo marginalmente dai
processi d’informatizzazione.
I sistemi d’archiviazione con microfilm e microfiches forniscono scarsi risultati in termini di produttività a causa della loro
scarsa flessibilità.
Incrementi
sostanziali di produttività
dell'intero processo produttivo, possono
essere ottenuti con una gestione documentale
caratterizzata da:
-
consultazione in linea ed in tempo reale di tutta la documentazione richiesta
- consultazione simultanea da più posti di lavoro distribuiti in più punti
dell'organizzazione
-
possibilità di spedire i documenti da un posto di lavoro ad un altro
elettronicamente, seguendo percorsi
proceduralizzati
che implicano
operazioni o decisioni nei diversi posti di
lavoro
- accesso e consultazione selettiva dei documenti, mediante modalità logiche di ricerca
- memorizzazione ed archiviazione dei documenti nel loro formato originale, seguendo
criteri di tipo logico
- immissione automatica e veloce del documento nel formato immagine
- certezza di disponibilità del documento richiesto in ogni momento e simultaneamente
per tutte le persone autorizzate
- sicurezza e riservatezza nella gestione dei documenti con diversi livelli d’accesso
-
accessibilità dal posto di lavoro al sistema
informativo aziendale
-
disponibilità di funzioni d’elaborazione che
permettono dallo stesso posto di lavoro di
eseguire alcune delle principali attività
(es. input dei dati, scrittura di documenti,
...)
-
riproducibilità conforme all’originale del documento e degli elaborati.
L'incremento
di produttività deriva quindi da:
- l'incremento del numero d’operazioni effettuate per unità di tempo
-
l'incremento dell’affidabilità e riservatezza delle operazioni
- la diminuzione dello spazio richiesto per l'archiviazione e la gestione dei documenti
-
l'incremento della trasparenza delle operazioni.
Ciò
si esprime, in un maggiore numero d’attività e d’opportunità, gestite a parità di personale e in una riduzione
dei costi dei processi
produttivi.
Contando
sulla nostra esperienza nel settore documentale abbiamo sviluppato, con il contributo
di un numero sempre crescente di nostri
clienti, diverse e significative realizzazioni.
Il nostro impegno è di confermare quanto già sviluppato, con il conforto delle
nostre nuove
applicazioni di document processing, quale la recente piattaforma
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anche in ambiente Internet (Indexer@).
