Image-2: il document e workflow management

La rilevanza attribuita all'informatizzazione dei sistemi documentali, implica una concezione non limitata all'attività d’archivio dei documenti, ma un'opportunità per il miglioramento complessivo dei processi aziendali.

Il sistema di gestione documentale da noi proposto è in stretta connessione con i sistemi d’attuazione dei processi e dei flussi documentali (workflow), d'archiviazione, di posta elettronica e supporto al lavoro di gruppo ed in genere, con tutte le soluzioni tese al superamento del tradizionale scambio d’informazioni su carta.

La citata accezione, di "sistema" implica l'impossibilità, di ridurre la questione, ad un’introduzione di tecnologia che lasci invariati gli altri aspetti del processo di gestione documentale. L'introduzione di strumenti tecnologici, resa possibile dalle nuove norme del DPR 513/97 ("documento informatico" e successivi aggiornamenti), può portare ai risultati finali attesi, solo se coniugata ad un intervento organizzativo di pari profondità.

E’ necessario quindi, avere sistemi, che non si limitano alla "informatizzazione della carta", trasformando il supporto fisico dei documenti, mantenendo inalterata la logica operativa insita nella centralità dello scambio della carta e nella rigida sequenzialità delle operazioni. E' importante che l’utilizzo delle nuove tecnologie porti ad un miglioramento d’efficienza del processo di gestione documentale.

E' per questo insieme di motivi, che l'introduzione delle nuove tecnologie è stata per noi sempre preceduta da specifici studi di fattibilità.

Questi studi non sono limitati alla sola analisi della parte tecnologica, ma soprattutto sono incentrati sui processi, le relazioni con l’organizzazione e l’impatto che le eventuali riorganizzazioni potranno avere sulle risorse umane.

SANITA'

Nell’ambito dei prodotti per ambiente sanitario è stata sviluppata una soluzione completa per il Comitato Etico di un'azienda sanitaria od ospedaliera.

Si tratta di una gestione completa della pratica con notevole alleggerimento del lavoro per gli addetti, l’inserimento dei dati solo una volta, la ricerca immediata di tutti gli elementi dello studio, la possibilità di conoscere lo stato dell’iter in cui si trova la pratica, con uno strumento flessibile, potente, di nuova concezione.

Crediamo, per quello che abbiamo visto in Aziende Ospedaliere, Aziende Sanitarie ed USL, che non esista alcun strumento software di questo tipo per la gestione dei Comitati Etici se non programmi fatti in casa (word, Excel) di utilità molto limitata.